5. MENIUL APLICATIEI

5.1 Submeniul NOTE CONTABILE - CATALOAGE (fig.1)

fig.1

5.1.1 Note contabile simple

Aceasta optiune permite operatii asupra notelor contabile: adaugarea, stergerea si modificarea lor. Aici se vor introduce notele contabile de salarii, dobinzi bancare, amortizari etc, mai putin facturile (chitantele) furnizori si beneficiari, respectiv platile si incasarile acestora.

In urma operatiei de generare de note contabile din aplicatia Visual ClassGest, o parte din notele rezultate vor fi regasite la aceasta optiune, note cum ar fi: adaosul comercial si TVA-ul neexigibil declarat la receptii, notele de la bonurile de consum, notele de predare, bonurile de transfer si cele generate din modulul de salarizare Visual ClassSal.

Obs! In cazul unitatilor bugetare, la introducerea notelor contabile, dupa coloana 'Explicatii' (fig.2) se poate introduce articolul bugetar corespunzator inregistrarii contabile. Daca doriti introducerea articolului, confirmind acest lucru (fig.3) apare o lista cu articolele bugetare de unde trebuie sa-l alegeti pe cel dorit (fig .4).

fig.2

fig.3

fig.4

Referindu-ne la (fig.2) dam citeva explicatii valabile la toate machetale de introducere a notelor contabile:

Nota - numarul notei contabile care se preia automat sau se poate da manual. Numarul notei este unic, programul nepermitind aceeasi nota pe aceeasi luna de lucru de doua ori, astfel asigurindu-se unicitatea inregistrarilor.

Data - trebuie sa fie obligatoriu din luna, respectiv anul de lucru, in caz contrar va fi sesizat acest lucru nepermitindu-se introduce data (trebuie sa schimbati luna, respectiv anul de lucru dupa data dorita).

In detalii, inregistrarile contabile le adaugati cu ajutorul tastei < F2 > , le puteti modifica ulterior sau sterge cu ajutorul tastei < F3 >. Iesirea se face cu tasta < Esc >, salvindu-se in acelasi timp datele introduse.

Cimpul corespunzator atit contului debitor cit si celui creditor nu poate ramine gol, in acest caz accesindu-se automat catalogul cu planul de conturi (fig.5) , Dvs. trebuind sa va alegeti contul dorit (pentru a gasii mai usor tastati prima cifra a contului).

fig.5

5.1.2 Note contabile predefinite

Ex. Introducem la Note contabile-Cataloage ->Catalog note predefinite formulele pentru amortizari (fig.7) cod set formula=1si denumirea='AMORTIZARI'. In detalii vom introduce setul de formule folosit in cazul amortizarilor, acestea fiind salvate si regasite sub denumirea 'AMORTIZARI' si cod=1(fig.6)

fig.6

Astfel, cind introducem nota contabila corespunzatoare amortizarilor la: Note contabile-Cataloage ->Note contabile predefinite, din nomenclatorul notelor predefinite o alegem pe cea cu denumirea ='AMORTIZARI' si cod=1 (fig.6) iar in detalii se vor incarca automat formulele corespunzatoare.

5.1.3 Catalog note predefinite

Pornind de la premiza ca lunar se repeta o serie de inregistrari contabile, aceasta optiune va permite predefinirea lor sub forma de seturi de inregistrari contabile (numarul inregistrarilor contabile dintr-un set fiind nelimitat) care ulterior vor fi preluate automat.

Ex.In fig.7 am introdus formulele pentru amortizari.

fig.7

5.1.4 Facturi furnizor

In cazul in care ati achizitionat aplicatia Visual ClassGest, incarcarea acestei machete este automatizata, nemaifiind nevoie de introducerea manuala a notelor contabile rezultate din contarea facturilor. In urma generarii automate, Visual ClassGest incarca cite un set de note contabile in machetele facturi furnizor si grupeaza informatiile dupa conturile de clasa 3, 6 . Exemplu de nota :

371 % 401

3011

6011

4426

Aceste grupari sunt absolut necesare pentru intocmirea corecta a balantei contabile, respectiv a jurnalelor TVA.

Daca optati pentru culegerea manuala a acestui tip de nota, gruparea pe conturi, respectiv contarea documentului revine in sarcina Dvs. Exista o deducere automata a notei pornind de la valoarea totala fara TVA a facturii si procentul de TVA .

Informatia din antet: Valoare fara TVA si TVA [%] sunt pur orientative, folosindu-se doar la generarea notelor.

Deci, Dvs puteti folosii aceste cimpuri pentru generarea unor pozitii de note care pot fi modificate ulterior dupa dorinta (pot fi modificate, sterse sau completate).

fig.8

Referindu-ne la fig.8 dam citeva explicatii valabile la toate machetale de introducere a notelor contabile (sunt valabile si explicatiile de la note contabile simple):

Factura - este obligatoriu a se complecta acest cimp.

Furnizor - il alegeti din lista pe cel dorit (fig.9) - il gasiti mai usor tastind prima litera din denumirea lui sau daca este unul nou pe care nu-l gasiti in lista, accesati catalogul de clienti-furnizori(fig.10) si-l introduceti direct, nefiind nevoie sa iesiti si sa accesati Note contabile-Cataloage ->Catalog clienti-furnizori(terti)

Complectind Val fara TVA si procentul TVA (fig.8), in detalii apar notele contabile generate automat de genul 6(3) ... % 401 si 4426 % 401 cu valorile corespunzatoare pe care dupa dorinta le puteti modifica, sterge <F3>, sau puteti adauga note suplimentare <F2>. Iesirea se face cu tasta <Esc> salvindu-se in acelasi timp datele introduse.

fig.9

fig.10

5.1.5 Plati facturi furnizor

Se incarca notele contabile de tip plata a facturilor furnizor.

Informatiile de plata vor fi grupate dupa furnizor. Folosind optiunea <F4> din detaliile machetei , aplicatia genereaza lista facturilor furnizor in sold, Dvs. avind sarcina sa alegeti factura de plata (fig.12), automat incircindu-se datele facturii si soldul acesteia. Daca plata se face doar partial, modificati suma de plata.

Obs ! Ordinele de compensare se vor culege in felul urmator:

Presupunind ca exista o factura furnizor A care compenseaza o factura client B, plata facturii A se va conta : 401 % 411, iar incasarea facturii B se va conta : 411 % 401

Ex In fig.11 am ales furnizorul GAAL , tastind <F4> peste cimpul factura apare lista facturilor in sold (fig.12), de unde alegem factura dorita, automat (fig.11) complectindu-se cimpurile:Factura, Valoare si Explicatii, generindu-se nota de genul: 401 % 5311 care poate fi modificata dupa dorinta.

fig.11

fig.12

5.1.6 Chitante fiscale furnizor

Permite inregistrarea chitantelor fiscale de la furnizori. Informatiile cerute de program sunt asemanatoare cu cele de la facturi furnizor, generindu-se automat note contabile de genul: 6(3).. % 5311

4426

Informatia din antet: valoare cu TVA si TVA [%] sunt pur orientative, folosind doar la generarea notelor.

Obs! In cazul chitantelor ficale in care apare taxa de drum (Ex. bonurile de benzina) confirmati acest lucru (fig.13), completati cimpurille Total chitanta, Taxa de drum si Total TVA (fig.14) si se genereaza astfel automat notele specifice (fig.15).

fig.13

fig.14

fig.15

5.1.7 Facturi clienti

Generarea notelor poate avea loc din Visual ClassGest, respectind regulile de contare specifice documentului, sau manual.

Rezulta note contabile de genul : 411 % 7..

4427

5.1.8 Incasari facturi clienti

Se incarca notele contabile de tip incasare a facturilor clienti.

Introducerea este asemanatoare cu cea de la 'Plati facturi furnizor', informatiile de plata fiind grupate in acest caz dupa client. Folosind optiunea <F4> din detaliile machetei, aplicatia genereaza lista facturilor clientilor in sold, Dvs. avind sarcina sa alegeti factura de plata, automat incarcindu-se datele facturii si soldul acesteia. Daca incasarea se face doar partial, modificati suma .

Obs ! Ordinele de compensare se vor culege in felul urmator.

Presupunind ca exista o factura furnizor A care compenseaza o factura client B ,plata facturii A se va conta : 401 % 411, iar incasarea facturii B se va conta : 411 % 401.

5.1.9 Chitante fiscale clienti

Permite inregistrarea chitantelor fiscale catre clienti . Informatiile cerute de program sunt asemanatoare cu cele de la 'Facturi clienti', generindu-se automat note contabile de genul: 411 % 7..

4427

5.1.10 Monetar-incasari

Preia monetarul zilnic al unitatilor de comert cu amanuntul. Generarea notei este automatizata .

Se obtine o nota de genul : 5311 % 707

4427

Vezi : Descarcarea gestiunii 371 global-valoric

5.1.11 Alte plati-incasari

Permite incarcarea de note contabile pentru alte incasari sau plati cum ar fi: avans pt. delegatii, alte operatii de plati-incasari care nu au legatura cu tertii. In cazul incasarilor la Tip nota alegeti 'AI' iar in cazul platilor alegeti 'AP'.

Ex. In fig.16 am introdus nota1 de tip 'AP' din 02/05/2001, document Extr.33, valoare 20000 reprezentind comision BCR .

fig.16

5.1.12 Catalog clienti- furnizori (terti)

Permite intretinerea unui nomenclator codificat pentru tertii unitatii, un tert putind fi in acelasi timp si furnizor si client, nefiind nevoie sa-l introduceti de doua ori.

fig.17

Referindu-ne la acesta macheta (fig.17), vom explica modul de utilizare al butoanelor din partea superioara a ferestrei, butoane ce apar in toate ferestrele de introducere sau actualizare a datelor din program.

Adaug - adauga o inregistrare noua

- pentru a se asigura unicitatea inregistrarilor codificarea (cimpul Cod) se face in general automat crescator. Obs! Nu puteti introduce de doua ori acelasi cod nepermitindu-se acest lucru;

- restul cimpurilor se vor complecta dupa dorinta, neexistind nici o restrictie asupra lor.

Modific - modifica o inregistrare deja existenta

- inainte de modificare trebuie sa va alegeti inregistrarea ce doriti sa o modificati: de la butonul Browse sau de la butonul Caut;

- dupa alegerea inregistrarii, modificati dupa dorinta orice cimp, mai putin cimpul 'Cod' (daca doriti neaparat sa modificati codul, stergeti inregistrarea si introduceti-o inca o data cu alt cod).

Sterg - sterge o inregistrare deja existenta

- trebuie sa va alegeti inregistrarea ce doriti sa o stergeti: de la butonul Browse sau de la butonul Caut ;

- confirmati stergerea.

Browse - se obtine o afisare tabelara a tuturor inregistrarilor din baza de date (fig.18);

- navigarea prin tabel se face cu ajutorul tastelor sageti sau cu mouse-ul (mai rapid se poate face si cu tastele Page Up si Page Down);

- cu tasta <Esc> se iese din fereastra de afisare Browse, aducindu-se in prim plan inregistrarea pe care am fost pozitionati, asupra ei putindu-se face ulterior modificari sau se poate sterge.

fig.18

Ex. In fig.18 din fereastra de afisare Browse a Catalogului de terti l-am ales pe cel cu Denum_furn= 'PROCOOP SRL' si Cod_furn='54'

Caut - cauta o inregistrare din baza de date

- pentru a usura cautarea se poate opta ordonarea dupa denumire sau cod (fig.19) -o cautare mai rapida se poate face tastind prima litera a denumirii in cazul ordonarii dupa denumire sau prima cifra a codului in cazul ordonarii dupa cod;

- cind ajungeti la inregistrarea dorita confirmati cu 'Ok', astfel inregistrarea este adusa in prim plan, asupra ei putindu-se face modificarile dorite sau se poate sterge.

fig.19

Ex. In fig. 19 pentru a usura cautarea am ales ordonarea dupa 'Denumire' si apoi cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sageti am ajuns la inregistrarea dorita, respectiv tertul 'PROCOOP SRL' cu codul='54'.

Raport - permite afisarea pe ecran, listarea la imprimanta sau salvarea intr-un fisier a inregistrarilor dintr-o baza de date (fig.20).

fig.20

Ex. In fig.20 am ales afisarea la Ecran a inregistrarilor.

- Aduce in prim plan prima inregistrare din baza de date.

- Deruleaza si aduce in prim plan inregistrarile una cite una in ordine descrescatoare.

- Deruleaza si aduce in prim plan inregistrarile una cate una in ordine crescatoare.

- Aduce in prim plan ultima inregistrare din baza de date.

- Iesirea din fereastra curenta.

- Confirmarea operatiei desfasurate.

5.1.13 Catalog plan de conturi

Permite operatii de actualizare asupra informatiilor privind planul de conturi.

Un cont va fi definit prin: - simbol (371), denumire (Marfuri), tip (Activ) si prin trei setari specifice dupa cum urmeaza:

a). Contul are/(nu are) analitice, optiune ce permite dezvoltarea de analitice acestuia. Prin confirmarea acestei optiuni programul accepta un numar nelimitat de analitice.

Sinteticul unui cont este obligatoriu format din 3 caractere (Ex: cont.371; in cazul unitatilor bugetare contul 13 devine 013)

Analiticele conturilor sunt delimitate de caracterul punct (.) (Ex:cont 371.1)

Numarul analiticelor este nelimitat, formatul este alfanumeric si poate fi organizat in cascada.

Ex. Daca consideram contul 5121='Conturi la banci in lei' la care ii dezvoltam analiticele:

5121.1='Cont BCR 'si 5121.2='Cont Trezorerie', se observa (fig.21) ca avem bifata casuta cu "Are analitice' in cazul contului 5121, iar in cazul 5121.1 (fig22) si 5121.2 nu mai este bifata aceasta casuta, ele nemaiavind analitice.

5121 ........ 1

\.........2

Rezulta conturile:

512 - SINTETIC ( are analitice)

5121 - SINTETIC de gr.II ( are analitice)

5121.1 analiticul lui 5121 ( nu are analitice)

5121.2 analiticul lui 5121 ( nu are analitice)

Ordinea de adaugare a analiticelor este de la contul SINTETIC catre ultimul ANALITIC.

intotdeauna, indiferent de tipul notei contabile, respectiv la initializarea soldului de inceput de an si al rulajului cumulat, inregistrarea se va face pe ultimul analitic, programul recalculind soldul si rulajul in cascada de la ultimul analitic spre sintetic.

Ex: 5121.1 ( =100 lei)

5121.2 ( = 50 lei)

Programul va determina grupele si sinteticul astfel: 5121 =5121.1 + 5121.2 = 150 lei

b) Contul este in balanta analitica. Prin bifarea acestei optiuni, contul va aparea in lista balantei analitice.

Obs! In general toate conturile vor fi marcate la aceasta optiune.

c) Contul este in balanta sintetica. Prin bifarea acestei optiuni, contul va aparea in lista balantei sintetice.

Toate conturile sintetice vor fi obligatoriu marcate la aceasta optiune( fig.21) , iar conturile analitice pot fi nemarcate (fig.22), ele aparind detaliat in balanta analitica.

Ex: 5121 ( este in balanta analitica)

( este in balanta sintetica)

5121.1 ( este in balanta analitica)

( nu este in balanta sintetica)

5121.2 ( este in balanta analitica)

( nu este in balanta sintetica)

In balanta sintetica apare: 5121=150 lei

In balanta analitica apare: 5121=150 lei

5121.1=50 lei

5121.2=100 lei

fig.21

fig.22

5.1.14 Descarcarea gestiunii (371) global-valoric

Pornind de la notele contabile existente (facturi furnizor, note simple si monetar) se genereaza notele de descarcare pentru contul 371 sau analiticele acestuia(fig.23).

Descarcarea la nivel de analitic (magazin) poate fi efectuata corect daca exista analitice corespunzatoare pentru conturile : 371, 378 respectiv 707. Programul intocmeste si un raport detaliat de descarcare cu toate calculele efectuate si formulele folosite.

fig.23

5.1.15 Generare note de inchidere

Programul pornind de la notele contabile existente ( indiferent de tip) genereaza notele de inchidere pentru conturile de clasa 6,7 (mai putin 711) si TVA (fig.24).

Notele vor fi regasite la Note Cataloage ->Note contabile simple.

Ori de cite ori se revine la actualizarea datelor care concura la aceasta nota de inchidere, se va repeta operatia de generare note inchidere. Daca doriti modificarea notelor rezultate, acest lucru se face in ultima etapa, orice generare ulterioara anulind modificarile Dvs.

fig.24

5.1.16 Articole bugetare

Optiune activata doar in cazul unitatilor bugetare, unde se pot introduce articolele bugetare (fig.25) .

fig.25

5.2 Submeniul SITUAtII (fig.26)

fig.26

5.2.1 Recalculare rulaje/balante

Recalculeaza rulajul lunii curente din documentele introduse. Acest calcul trebuie sa se dea inaintea consultarii situatiilor daca s-au facut modificari asupra notelor contabile indiferent de tipul acestora. Obs ! Pentru luna pentru care s-a introdus rulajul de pornire (la initializare unitate), NU se va da acest calcul.

5.2.2 Balanta contabila

Genereaza balanta contabila (sintetica sau analitica), beneficiind de o serie de filtre.

Conturile pot fi sau nu in balante in functie de setarea lor din planul de conturi (vezi fig.27)

Obs! In prealabil se va da Recalculare rulaje/balante

Ex.In fig.27 am ales balanta sintetica, numai conturile de clasa 6, format A4 varianta cu rulaj cumulat.

fig.27

5.2.3 Spicuire conturi/balanta

Optiunea prezinta setarile activate pentru contul ales, respectiv evolutia rulajelor pe cele 12 luni de lucru, soldul curent, ...etc.

Ex. In fig.28 am ales contul 5121.1=Cont BCR, care are setate urmatoarele caracteristici:'Este in balanta sintetica', 'Este in balanta analitica',nu 'Are analitice' si este de tip'B'. Este afisat soldul de pornire, rulajul cumulat, soldul curent si evolutia rulajelor pe lunile parcurse din anul curent.

fig.28

5.2.4 Fise conturi

Genereaza un raport amanuntit despre un anumit cont (grupa de conturi) beneficiind de filtre pentru perioada dorita. Se pot obtine fise atit pentru sinteticul unui anumit cont, cit si pentru un anumit analitic.

Obs! In prealabil se va da Recalculare rulaje/balante

fig.29

Ex. in fig.29 am ales fisa contului 401 pentru perioada 01/01/2001-30/04/2001.

5.2.5 Jurnalul de operatii

Genereaza rapoarte detailate sau centralizate asupra notelor contabile indiferent de tip,cu posibilitatea activarii de filtre pe tipul documentului, respectiv pe tertul dorit si perioada dorita.

Ex. In fig.30 am ales la Tip document=Facturi furnizor si anume 'PETROM SA', pentru perioada 01/01/2001-30/04/2001, situatie centralizata (cu gruparea notelor pe conturi).

fig.30

5.2.6 Registrul de casa

Genereaza un raport tipizat pentru registrul de casa, pentru o zi specificata sau luna curenta, cu subtoturi pe zile.

Contul de casa poate fi indicat (util unitatilor bugetare).

fig.31

Ex. In fig.31 am ales contul 5121.1='Cont BCR' pentru ziua de 01/05/2001.

5.2.7 Jurnale TVA

Intocmeste jurnalele TVA (cumparari 4426 si vinzari 4427) pornind de la notele contabile introduse, indiferent de tipul acestora (fig.32).

fig.32

Programul porneste de la valoarea TVA-ul si procentul acestuia recalculind baza, eventualele diferente regasindu-se la rubrica neimpozabile.

5.2.8 Fise clienti/furnizori

Genereaza un raport privind soldul sau fisa pentru unul sau toti tertii. Raportul se genereaza pe baza facturilor clienti si facturilor furnizori, respectiv incasarilor facturilor clienti si platile facturilor furnizori.

Se poate opta intre trei nivele de urmarire a soldurilor (fisei):

- Global pe client (furnizor)

- Global pe factura

- Detaliat pe facturi si documentele de incasare (plata)

Obs! Ordinele de compensare se vor culege in felul urmator:

Presupunind ca exista o factura furnizor A care compenseaza o factura client B, plata facturii A se va conta : 401 % 411, iar incasarea facturii B se va conta : 411 % 401

fig.33

Ex. In fig.33 am ales pentru furnizorul 'PETROM SA' soldul cu urmarire la nivel global al facturii.

5.2.9 Fise clienti/furnizori (detalii conturi)

fig.34

Ex. In fig.34 am ales fisa contului analitic 6012 pentru tertul 'PETROM SA' .

5.2.10 Cartea mare

Intocmeste situatia specifica acestui tip de document. Se va indica contul (in debit sau credit) pentru care se cere aceasta situatie.

Contul poate fi sintetic sau analitic.

fig.35

Ex. In fig.35 am ales contul 401-Debitor.

5.3 Submeniul FISIERE (fig.36)

fig.36

5.3.1 Reindexare date

Efectueaza reindexarea datelor. Aceasta optiune se utilizeaza pentru refacerea fisierelor index. In general programul va sesiza unele erori privind fisierele index si va cere sa accesati aceasta optiune.

Ex. tip eroare: "Va rugam dati o indexare generala".

5.3.2 Salvare date unitate

Efectueaza salvarea datelor in format arhivat ( ARJ ) pe unitati de stocare magnetice floppy ,etc.. Se va indica calea corecta pentru salvari.

Recomandam sa salvati datele cit mai des, astfel munca Dvs. va fi protejata.

5.3.3 Editare fisiere

Optiune prevazuta pentru inginerul de sistem. Nu utilizati aceasta optiune daca nu aveti cunostinte in domeniu, ea permite editarea datelor din fisiere.

5.3.4 Editare rapoarte

Optiune prevazuta pentru inginerul de sistem. Nu utilizati aceasta optiune daca nu aveti cunostinte in domeniu, ea permite editarea si modificarea formularelor de rapoarte folosite in aplicatie.

5.3.5 Cale fisiere (server sau local)

Optiune prevazuta pentru inginerul de sistem. Nu utilizati aceasta optiune daca nu aveti cunostinte in domeniu, ea permite introducerea unei cai valide catre fisierele de date ale unitatii curente. Calea implicita este una relativa : UNITATE\

Vezi : Instalarea aplicatiei in mediu retea

5.3.6 Golire date !

Optiune prevazuta pentru inginerul de sistem. Nu utilizati aceasta optiune daca nu aveti cunostinte in domeniu, ea sterge fizic inregistrarile din bazele de date. Utilizati cu precautie aceasta optiune ! Ea este utila in perioada de testare a programului. In cazul institutiilor bugetare se utilizeaza la stergerea (golirea) planului de conturi.

5.4 Submeniul ADMINISTRARE (fig.37)

fig.37

5.4.1 Actualizare utilizatori (nume, parole, drepturi)

Permite actualizarea ( adaugarea, modificarea si stergerea) utilizatorilor sistemului informatic. Fiecare utilizator poate avea acces limitat ( drepturi de actualizare,sondare sau admininistrare ).

Ex. In fig.38 am definit utilizatorul= 'CONTABIL', ce poate avea o parola proprie si care NU 'Are drept de administrare (configurari, user, si acces direct la fisiere)' dar are celelalte doua drepturi care sunt bifate.

fig.38

5.4.2 Initializare date unitate

Permite initializarea unitatii de lucru prin introducerea soldului de inceput de an si al rulajului cumulat (fig.39) .

Incarcarea efectiva a valorilor se va face pe conturile analitice , aplicatia deducind automat valorile pe grupa si sintetic.

Presupunind ca utilizarea aplicatiei (culegerea de documente contabile) se face incepind cu luna Octombrie, rulajul cumulat se va introduce selectind luna Septembrie.

Atentie ! In acest caz nu dati recalculare rulaje pentru luna Septembrie, deoarece acest calcul ar anula sumele introduse de Dvs, neexistind documente pentru aceasta luna. Acest calcul se va da incepind cu luna Octombrie.

fig.39

Obs! Pentru evidenta soldului pe clienti/furnizori la nivel de factura, trebuiesc incarcate facturile ramase in sold din lunile anterioare pornirii aplicatiei. Aceste facturi se vor culege in machetele 'Facturi furnizori' respectiv 'Facturi clienti' pe o luna anterioara lunii de pornire, metodologia de incarcare fiind identica cu cea din luna curenta.

Atentie! Intrucit urmarirea acestor facturi se face extra contabil (in afara balantei dar in paralel cu aceasta) pentru aceste luni NU se va da Recalculare rulaje.

Ex.Presupunind ca pornirea programului se face in Octombrie, initializarea rulajului cumulat o facem pe Septembrie, iar facturile in sold se vor incarca tot pe Septembrie. Deci, pe Septembrie nu se va da Recalculare rulaje.

Ca un control al initializarii acestor documente, suma facturilor introduse si nesoldate trebuie sa fie egala cu soldul contului 401(sau dupa caz alte conturi de furnizor).

Suma facturilor nesoldate se poate obtine din Situatii ->Fise clienti/furnizori dupa culegerea facturilor nesoldate. Identic se procedeaza pentru facturi clienti nesoldate comparativ cu contul 411.

5.4.3 Informatii conducere unitate

Aici se introduc numele si functia persoanelor din conducerea unitatii curente (fig.40) , aceste informatii fiind afisate ulterior pe diferite situatii .

Obs! In cazul unitatilor bugetare se va bifa casuta cu 'Inregistreaza articolul bugetar la notele contabile' .

fig.40

5.4.4 Schimba unitatea de lucru

Aceasta obtiune permite schimbarea atit a unitatii de lucru cit si a utilizatorului fara a fi nevoiti sa parasiti aplicatia.

Ex. In fig.41 s-a ales Unitatea 'SC CLASSOFT SRL' cu Identificatorul 'CLASOFT' si Utilizator 'ADMIN''.

fig.41

5.4.5 Inchidere de an

Optiunea poate fi accesata doar in luna Decembrie si efectueaza inchiderea anului curent de lucru. Inainte de a utiliza aceasta optiune salvati datele pe discheta. Soldul de sfirsit de an devine sold inceput de an pentru noul an de lucru si se anuleaza rulajele lunilor.

Obs ! Nu este permisa revenirea pe anul de lucru inchis .

5.4.6 Creere unitate noua

Creaza o noua unitate de lucru. Unitatea nou creata are plan de conturi, terti proprii, independent de celelalte unitati create anterior.

Calea relativa implicita a fisierelor din noua unitate este UNITATE \ .

Vezi: Cale fisiere

fig.42

Ex. In fig. 42 s-a creat unitatea 'UNIVERSUL SA' cu identificatorul 'UNIV'.

5.4.7 Stergere unitate !

Sterge unitatea specificata. Este o operatie ireversibila, care sterge toate informatiile referitoare la unitatea aleasa.

Atentie ! Stergerea se face pe baza caii setate la optiunea: Cale fisiere

5.5 Submeniul HELP-INFO ( fig.43)

fig.43

5.5.1 Apasati F1 pentru Help

Apasind tasta <F1> intrati in help-ul aplicatiei.

5.5.2 Despre aplicatie...

Aveti citeva informatii despre aplicatie: versiunea, autorul, tel, e-mail.

5.5.3 Legea dreptului de autor

Aici gasiti extrase din Legea 8/14.03.1996.

5.6 Submeniul IESIRE (fig.44)

Permite parasirea sistemului.

fig.44

5.7 SCHIMBAREA LUNII/ANULUI DE LUCRU (fig.45)

Este ultima optiune din meniul aplicatiei dupa "Iesire", unde este afisata Unitatea si Luna de lucru (fig.45) si permite schimbarea lunii/anului de lucru (fig.46).

Vezi : Inchidere an de lucru!

fig.45

fig.46

5.8 Utilizatorul

Nu este o obtiune din meniu, este o afisare a utilizatorului curent (fig.47). Ex. In fig.47 Utilizatorul este 'ADMIN'

fig.47